Нийслэлийн Засаг даргын Тамгын газар, Архивын газар хамтран Нийслэлийн дүүргүүдийн удирдлагын үйл ажиллагааны явцад үүсч хөтлөгдөж буй баримт бичгийн зохион бүрдүүлэлт болон стандартын хэрэгжилтэд мониторинг хийх замаар албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагааны явцад илэрч буй зөрчил, дутагдлыг арилгуулан баримт бичгийн боловсруулалтад тавигдах шаардлагыг хангуулж, төрийн албан хаагчдын албан хэрэг хөтлөлтийн мэдлэг, чадварыг дээшлүүлж, байгууллагын дотоод хяналтын үйл ажиллагааг тогтмолжуулахад аяны зорилго чиглэж байна.

Тус аян нь 2012 оны 04 дүгээр сарын 01-нээс 05 дугаар сарын 01-ны хугацаанд Нийслэлийн Засаг даргын Тамгын газар, Нийслэлийн  6 дүүргийн Засаг даргын тамгын газар /Баянгол, Баянзүрх, Сүхбаатар, Сонгино хайрхан, Чингэлтэй, Хан-Уул/, Нийслэлийн Засаг даргын хэрэгжүүлэгч агентлагууд, Улаанбаатар хотын Захирагчийн харьяа газрууд, төсөвт болон аж ахуйн байгууллага, Нийслэлийн өмчит үйлдвэрийн газруудын хэмжээнд зохион байгуулагдах юм.
 
Аяны хугацаанд хамрагдах дээрх байгууллагын ажилтнуудаас 2012 оны 04 дүгээр сарын энхий болон сүүлийн 7 хоногт 2 удаа “Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн заавар” 2009 он, “Зохион байгуулалт, захирамжлалын баримт бичгийн эмхтгэл” /Стандарт/ 2011 он зэрэг арга зүйн баримт бичгийг удирдлага болгон тест хэлбэрээр сорил авна.

Мөн тус аяны хүрээнд төрийн албан хаагчдад 2011 онд шинэчлэн батлагдсан “Зохион байгуулалт, захирамжлалын баримт бичгийн эмхтгэл” /Стандарт/-ийн тухай ерөнхий ойлголт өгөх сургалтыг хамрагдах байгууллагууд 1-2 удаа Архивын ерөнхий газрын болон нийслэлийн Архивын газрын мэргэжилтнүүдтэй хамтран зохион байгуулахаар ажиллаж байна.

Цаашид тус аян нь нийслэлийн хэмжээнд тогтмол, давтамжтайгаар зохион байгууллагдсанаар төрийн албан хаагчдын баримт бичгийн боловсруулалт, хариутай бичгийн шийдвэрлэлт болон тамга, тэмдэг, хэвлэмэл хуудсыг хийлгэх, хэрэглэх, ашиглах талаарх албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаан дахь ойлгоц, хандлага дээшилж, баримт бичгийн зохион бүрдүүлэлтэд тавигдах дотоодын хяналт бүх шатанд сайжирч, холбогдох заавар журмын хэрэгжилт хангагдахад оршиж байна.