Өгөгдлийн сан нь хоорондоо логик холбоо бүхий өгөдлүүдийн цогц юм. Тодорхой утга агуулгатай, дүрслэж болох мэдээллийг өгөгдөл гэнэ. Тухайлбал: хүний нэр, утас, хаяг, төрсөн он сар өдөр гэх мэт . . .

Өгөгдөл нь ямар нэр, төрөл, бүтэцтэй өгөгдлийн санд хадгалагдахыг заахыг өгөгдлийн сангийн бүтцийг тодорхойлох гэж хэлнэ. Тухайлбал: Хүний нас нь тоогоор илэрхийлэгдэнэ, Төрсөн өдөр нь огноогоор, нэр нь үгээр гэх мэтчилэн…

Тодорхой мэдээлэл гаргаж авахын тулд өгөгдлийн санд хайлт хийх, өгөгдлийн санг засварлах, мэдээлэл боловсруулах зэрэг үйлдлүүдийг өгөгдлийн сангийн боловсруулалт гэнэ.

Тодорхой хэлбэл та бидний ашигладаг системүүд мэдээлэлүүдийг тодорхой бүтэц бүхий хүснэгтэнд хадгалдаг ба үүнийг өгөгдлийн сан гэнэ. Харин тэрхүү хүснэгтэн мэдээллүүддээ боловсруулалт хийн бидний хэрэгцээт мэдээллийг боловсруулан гаргаж ирэх үйл явцыг өгөгдлийн сангийн боловсруулалт гэнэ.